Desde la aprobación de la muestra hasta una lista de comprobación de inspección clara

Define qué vas a inspeccionar

Indique el aspecto, las dimensiones, el material, la función, los accesorios y el embalaje. Establezca las condiciones o medidas aceptables para cada elemento crítico. En el caso de los productos que puedan requerir pruebas o certificaciones, confirme los requisitos aplicables con un especialista adecuado; una inspección visual no basta para demostrar el cumplimiento de dichos requisitos.

Conserva una referencia autorizada

Etiqueta la muestra aprobada y las especificaciones indicando la versión y la fecha. Guarda las fotos y la aprobación por escrito. Cuando se produzca un cambio en el material, el color o algún componente, acordad si es necesaria otra muestra y qué cambios se producen en el precio o los plazos. Ambas partes deben basarse en la misma referencia.

Aceptar la comprobación y la respuesta por lotes

Anota cuándo se lleva a cabo la comprobación, su alcance, los criterios de aceptación y las medidas que deben adoptarse en caso de que se detecte algún problema. Si la inspección la realiza un tercero, confirma qué incluye su servicio. El albarán de almacén, unas cuantas fotos y una inspección de calidad son servicios distintos. Conserva los registros de inspección y sigue el proceso de notificación acordado.

Solicita una muestra con unas especificaciones concretas

Pregunta por la variante exacta que pretendes comprar, especificando el material, las dimensiones, el color, las piezas incluidas y el embalaje. Confirma si la muestra corresponde al stock disponible o a una versión personalizada propuesta, y anota cualquier diferencia con respecto al pedido definitivo. Acuerda el precio de la muestra, los gastos de envío y el plazo de entrega antes de realizar el pago.

Buenos días, les rogamos que nos faciliten un presupuesto para una muestra de [enlace del producto y variante] con [especificaciones requeridas], con entrega en [dirección de recepción en China]. Indiquen el precio de la muestra, los gastos de envío nacionales, el plazo de envío y cualquier diferencia respecto a la versión ofrecida para el pedido posterior. Si existe un crédito por el coste de la muestra, especifiquen el importe, la cantidad mínima de pedido para poder beneficiarse de él, el plazo y cómo se aplica dicho crédito. No sustituyan la variante sin nuestra autorización.

Buenos días, les rogamos que nos faciliten un presupuesto para una muestra de [enlace del producto y especificaciones], con los siguientes requisitos: [material, dimensiones, color, accesorios y embalaje], que se enviará a [dirección de entrega en China]. Indiquen el precio de la muestra, los gastos de envío nacionales, el plazo de entrega, así como las diferencias entre la muestra y la versión de los pedidos posteriores. Si el coste de la muestra se puede deducir, especifiquen el importe deducible, los requisitos de cantidad del pedido, el plazo y la forma de deducción. No modifiquen las especificaciones sin confirmación previa.

Anota lo que se ha comprobado realmente

Anota la referencia de la muestra, la fecha de recepción, la versión de las especificaciones, las mediciones y las diferencias observadas. Marca cada requisito como «comprobado», «no superado» o «sin comprobar». La aprobación de una muestra no implica que se haya inspeccionado el lote posterior. Utiliza la lista de comprobación que figura en esta página para definir la próxima inspección.

Para conocer las condiciones relativas a la cantidad, consulta Condiciones relativas al pedido mínimo y a los pedidos mixtos. Si las listas de candidatos parecen idénticas, utiliza el Guía comparativa de anuncios antes de elegir la muestra que desea pedir.

Fundamentos editoriales: un debate en la comunidad sobre las solicitudes de muestras, revisado el 19 de septiembre de 2026. El crédito por gastos de muestra es una condición que hay que negociar, no un derecho establecido por el debate.

Acordar el procedimiento de gestión de defectos antes de la orden de fabricación

El hecho de que otro comprador esté dispuesto a aceptar arañazos no significa que esa sea una norma de aceptación para tu producto. Describe las diferencias que impedirían su uso previsto, los requisitos de aspecto que son importantes y las pruebas necesarias para evaluar cada uno de ellos. Mantén las características no comprobadas marcadas como «sin comprobar».

Por ejemplo, un defecto estético y una pieza que no encaja requieren descripciones y decisiones de seguimiento diferentes. Se trata de un ejemplo ilustrativo, no de un caso real de producto sometido a pruebas. Cuando el rendimiento o la seguridad requieran pruebas especializadas, una fotografía tomada en el almacén no sustituye a ese trabajo.

Confirme, por favor, el alcance de la inspección para el pedido [referencia] según la especificación [versión]. Identifique las comprobaciones, las unidades o variantes cubiertas, los criterios de aceptación y la persona responsable. Si una comprobación falla, retenga los productos afectados y envíe los resultados antes del envío. Confirme la solución propuesta, los costes y los plazos revisados para nuestra aprobación.

Si un proveedor propone un plan de muestreo AQL, pídale que identifique el plan, el nivel de inspección, el tamaño de la muestra, las clasificaciones de defectos y las reglas de aceptación/rechazo. No sustituya un plan de inspección acordado por un porcentaje resultante de una conversación. Esta guía no proporciona un porcentaje de aceptación universal ni una tabla de muestreo.

Nota de investigación, 22 de septiembre de 2026: un debate sobre los defectos aceptables motivó esta aclaración. La tolerancia del autor y las cifras del comentario no se adoptan como normas del sector. Para un problema documentado, continúe con la lista de comprobación posventa.